Business Process Model and Notation – Che cos’è la notazione BPMN?

Che cos’è la notazione BPMN?

Vedere è credere. Un’immagine vale più di mille parole. Non dirmelo, mostramelo, mi fai vedere come funziona. Sono idiomi come questo che hanno reso la Business Process Modeling Notation (BPMN) così popolare in molti tipi di aziende, industrie e professioni.

Cos’è la notazione BPMN e come funziona?

In sintesi, BPMN è un metodo standardizzato per la creazione di diagrammi di facile utilizzo che modellano visivamente i passaggi di un processo aziendale dall’inizio alla fine e per la creazione di diagrammi di flusso condivisibili.

Esempio di diagramma BPMN (sopra)

Sono disponibili molti metodi di modellazione dei processi, ma BPMN è diventato rapidamente lo standard de facto.

Quali sono le caratteristiche?

Uno dei vantaggi più importanti della notazione BPMN è la sua capacità di creare diagrammi di flusso semplici o complessi secondo necessità per essere comprensibili dalle parti interessate a tutti i livelli (tecnico o non tecnico). Questa qualità probabilmente determina la popolarità della notazione BPMN. Uno studio del 2016 ha rilevato che il 64% delle imprese è interessato ad adottare la notazione BPMN per semplificare i processi interni. L’obiettivo della maggior parte delle aziende è semplice. Si tratta di ridurre i costi e aumentare la produttività per ridurre (di nuovo) i costi.

Perché è necessario?

La posta in gioco è alta. Considera queste affermazioni da un sondaggio del 2018 condotto presso le aziende:

• Il 37% degli intervistati ha indicato che nelle proprie organizzazioni sono in corso più progetti di processi aziendali di alto livello
• Il 93% delle organizzazioni intervistate è coinvolto in numerosi progetti di miglioramento dei processi
• Il 79% ha dichiarato di utilizzare strumenti software per modellare i processi analizzati e pianificati per la modifica
• Il 65% delle aziende intervistate si è dimostrato inoltre d`accordo o fortemente d`accordo sul contributo apportato alle organizzazioni dai processi e dalle BPM in termini di miglioramenti dell`efficienza, della versatilità e delle soddisfazione dei clienti
• La maggioranza (52%) degli intervistati ha dichiarato tuttavia che solo occasionalmente modella o documenta i propri processi aziendali

Oltre all`aumento delle efficienze, altre motivazioni rilevanti per supportare le attività legate ai processi aziendali includono:

• Aumento della soddisfazione dei clienti
• Miglioramento della capacità di risposta dell`organizzazione
• Miglioramento del coordinamento e del controllo aziendali
• Introduzione di un nuova prodotto o di una nuova linea aziendale
• Conformità alle nuove normative
• Risposta a eventi unici, ad esempio fusioni o acquisizioni
• In qualsiasi settore operi, ovvero IT, servizi finanziari, assicurativo, manifatturiero, istruzione, telecomunicazioni, vendita al dettaglio, computer e software, ogni azienda può trarre vantaggio dal miglioramento dei processi aziendali o correlati all`organizzazione.Come viene utilizzata la notazione BPMN?

L`obiettivo della notazione BPMN è quello di dare a chiunque una visione chiara di un processo nella sua interezza, nonché di fornire un percorso visivo in grado di colmare i divari, mostrando la sequenza di attività aziendali necessarie per passare dalla fase iniziale di un processo a quella finale.

Di seguito vengono indicati alcun vantaggi che le aziende possono ottenere grazie all`utilizzo della notazione BPMN:

• Comunicazione e collaborazione più facili per raggiungere un obiettivo
• Semplice rappresentazione visiva delle fasi
• Possibilità di personalizzazione in base ai ruoli degli stakeholder, ad esempio analisti, partecipanti al processo, responsabili, sviluppatori, team e consulenti esterni)
• Identificazione dei problemi che si verificano nei processi e che potrebbero aver bisogno di una soluzione
• Informazioni approfondite sulle potenziali aree di miglioramento
• Spinta verso risultati di qualità più alta
• Esempi di modellazione dei processi
• Modellazione orientata all`azienda
• Molti professionisti e organizzazioni desiderano modellare un processo di livello estremamente levato e orientato alle persone. In questo caso, l`adeguamento a una serie di simboli richiede una conoscenza della notazione BPMN meno profonda e di conseguenza la notazione è più semplice. Al contrario, tali modelli possono anche essere modificati per diventare estremamente dettagliati per i professionisti IT e altri stakeholder tecnici.

Ecco alcuni esempi dei tipi di processi che tali diagrammi di flusso possono illustrare visivamente:

• Gestione dei reclami telefonici dei clienti
• Vendita di prodotti online
• Flusso di lavoro di produzione
• Elaborazione dei risarcimenti assicurativi
• Diagrammi di flusso per le assunzioni
• Metodi di onboarding
• Esempio di processo BPMN con diagramma di gateway
  

Modellazione orientata all`aspetto tecnico

• Come indicato in precedenza, è possibile creare diagrammi con granularità in base alle esigenze, ad esempio rappresentando flussi di processi orientati all`IT, nella codifica e così via:
• Servizi Web B2B
• Visualizzazione dell`esecuzione del codice in un programma
• Illustrazione della struttura di un sito Web o di un`applicazione
• Visualizzazione del modo in cui i visitatori esplorano un sito Web
• Visualizzazione del flusso di dati in sistemi come immissione di dati, processori e reti di comunicazione

In versioni più avanzate, sarai in grado di modellare eventi aziendali più complessi, ad esempio messaggi, timer, regole di business e condizioni di errore. Esaminiamo alcune versioni avanzate della notazione BPMN.

Elementi e simboli di BPMN 2.0

La notazione BPMN include cinque categorie principali di elementi e una varietà di simboli e forme. Di seguito viene fornita una breve panoramica.

Oggetto flusso
Descrive il comportamento del processo aziendale e include:

• Attività: un’azione o un compito eseguito da una persona o da un sistema (rappresentato da un rettangolo arrotondato).
• Eventi: Cosa succede durante un processo, cioè fasi iniziali, intermedie e finali (cerchiate).
• Gateway: descrive il percorso di flusso di una sequenza in un processo (rappresentato da un rombo). Ulteriori dettagli possono includere il processo decisionale.

Oggetto dati
Fornisci informazioni dettagliate sui dati nel tuo processo. I dati vengono visualizzati in quattro modi:

• L’immissione dei dati (rappresentata da una pagina con un angolo curvo e una freccia destra) è un’attività basata sui dati. Non puoi andare avanti fino a quando non vengono raccolti determinati dati.
• L’output (mostrato come una pagina con angoli arricciati e una freccia destra piena) viene utilizzato per indicare quando un processo sta producendo dati.
• La raccolta dati (rappresentata da una pagina con tre linee continue nell’angolo ripiegato e in basso al centro) è qualsiasi attività di raccolta dati richiesta da un processo come un sondaggio.
• Un archivio dati (rappresentato da un contenitore) viene utilizzato per raccogliere i dati acquisiti dai processi.

Oggetto di connessione
Collega gli oggetti del flusso tra loro o ad altre informazioni e descrive il flusso di un processo.

• Il flusso della sequenza (indicato dalle frecce continue a destra) indica l’ordine in cui vengono eseguite le azioni.
• Il flusso dei messaggi (indicato da una freccia a destra tratteggiata con un cerchio a sinistra) mostra l’ordine in cui i messaggi scorrono tra i partecipanti
• Le associazioni (mostrate come linee tratteggiate) collegano il testo e gli elementi agli eventi.

Swim Lane
Questo termine rappresenta pool e lane.

• Pool: contenitore per un singolo processo.
• Lane: classificano l’attività all’interno del pool. Tali partizioni vengono visualizzate in orizzontale o in verticale e suddividono il pool in sezioni per mostrare la responsabilità e l’ubicazione degli eventi.

Elementi
Forniscono dettagli aggiuntivi sul processo. Sono disponibili due tipi di elementi:

• Gruppi: visualizzati come caselle indentate, sono disposti intorno a un gruppo di elementi per mostrare che sono correlati.
• Annotazioni di testo: sono semplici note, precedute da una parentesi quadra aperta che i lettori possono visualizzare facilmente senza eseguire il drill-down. Sono note anche come commenti.

Semplifica la notazione BPMN con il software

Non devi ricominciare da capo quando crei un diagramma di flusso. Soprattutto se hai appena iniziato con la notazione BPMN.

Utilizzando strumenti software, puoi creare diagrammi più velocemente e aumentare l’efficacia dei modelli di processi aziendali.

Verifica di scegliere software che ti consenta di:

• Iniziare a creare diagrammi rapidamente grazie alla definizione di diagrammi di flusso BPMN con modelli ed esempi pronti per essere utilizzati.
• Creare diagrammi con un aspetto professionale e accattivante con temi ed effetti predefiniti.
• Sfruttare funzionalità intuitive, come trascinamento della selezione, allineamento e posizionamento, nonché connessione automatica per creare i diagrammi in modo più efficiente.
• Lavorare in un ecosistema di contenuti che offra il set di base delle forme della notazione BPMN 2.0 e oltre, ovvero centinaia di simboli grafici diversi.
• Disporre di un livello di supporto che consenta la creazione sia di diagrammi BPMN di base che di diagrammi più dettagliati, con logica di eccezione, informazioni sulle risorse e sui ruoli, informazioni sul flusso dei dati di base e informazioni di comunicazione tra i partecipanti.
• Controllare la presenza di errori convalidando il diagramma rispetto a 76 regole logiche correlate alla correttezza visiva in base allo standard BPMN 2.0 e ricevendo un elenco di errori da esaminare.
• Caricare il tuo set personalizzato di regole logistiche correlate alla correttezza visiva.
• Condividere il tuo lavoro tramite un collegamento sicuro basato sul Web, un allegato, un’immagine o un file PDF e rispondere ai commenti online.
• Collaborare con altri tramite creazione condivisa, commenti e annotazioni.
• Modificare i diagrammi congiuntamente con gli altri membri del team per mantenere un’unica versione della realtà e ridurre al minimo i conflitti di versione.
• Visualizzare chi lavora su parti specifiche del diagramma, ottenere notifiche sulle modifiche e scegliere quando unire tali modifiche in un file master.
• Integrare diagrammi collegati ai dati in dashboard di Power BI. Tale integrazione consente di promuovere business intelligence e logica operativa in modo da comprendere meglio il quadro generale.
• Automatizzare in modo autonomo i flussi di lavoro dei processi aziendali, accelerando il processo di creazione e offrendo una quantità maggiore di tempo al personale IT per concentrarsi su iniziative strategiche.
• Accedere ai diagrammi praticamente ovunque, in un browser o in un’app iPad®.

Suggerimenti per iniziare

Dai titolari di processi aziendali definiti agli analisti, la semplificazione dei processi aziendali comporta un vantaggio, indipendentemente da quanto semplici o complessi possano essere. Se le informazioni sembrano leggermente eccessive, ricorda che puoi creare un semplice diagramma di flusso BPMN e quindi partire da qui.

Se desideri vedere il funzionamento, sono disponibili numerosi modelli e video dettagliati che consentono di creare un diagramma di base e quindi di aggiungere alcuni dettagli quando acquisisci maggiore familiarità.

Alcuno prodotti di riferimento sono: Camunda, Alfresco, Flowable, Adonis